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安全出产监管督查部分音像电子文件归档处理规则

  • 发布时刻:2017年01月18日
  • 作者:国家安全监管总局办公厅
  • 来历:国家安全监管总局办公厅
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【公布单位】:国家安全监管总局办公厅

【发 文 号】:安监总厅〔2016〕134号

【公布日期】:

【实施日期】:

【标  题】:安全出产监管督查部分音像电子文件归档处理规则

国家安全监管总局办公厅关于印发《安全出产监管督查部分音像电子文件归档处理规则》的告诉

安监总厅〔2016〕134号

  各省、自治区、直辖市及新疆出产建造兵团安全出产监督处理局,各省级煤矿安全督查局:

  为贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改善新形势下档案作业的定见》精力,标准音像电子文件归档和处理作业,国家安全监管总局拟定了《安全出产监管督查部分音像电子文件归档处理规则》,现印发给你们,请遵照执行。

国家安全监管总局办公厅

2016年12月21日

安全出产监管督查部分音像电子文件归档处理规则

  第一章 总则

  第一条 为加强各级安全出产监督处理部分、煤矿安全督查安排(以下总称安全出产监管督查部分)音像电子文件的归档处理,依据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与处理标准》(GB/T18894-2002)、《数码相片归档与处理标准》(DA/T50-2014)、《档案著录规则》(DA/T18-1999),拟定本规则。

  第二条 本规则所指音像电子文件由能够反映有关安全出产监管督查部分作业的数码相片、数码录音、数码录像文件组成,是指运用数字设备拍照取得的,以数字方式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依靠计算机等数字设备阅览、处理,并可在通讯网络上传送的静态图像文件、数字音频文件和数字视频文件,包含经数字化转化的纸质相片、模仿声响信号(如录音带)、模仿印象信号(如录像带)所构成的电子文件。

  第三条 本规则所指音像电子档案是指具有覆按和使用价值并归档保存的音像电子文件,由内容、结构和布景组成。

  第四条 音像电子档案实施会集一致处理。拍照者或承办单位担任对音像电子文件及时收拾,并著录具体阐明信息,档案部分对收拾归档作业进行监督和事务辅导,担任音像电子档案的接纳、保管、计算和供给使用。

  第二章 归档

  第五条归档规模。

  (一)记载本单位的严重活动、重要会议、重要工程。

  (二)记载本单位安排或参与处置严重事件、抢险救援活动,包含天然灾害、事端、突发事件。

  (三)记载本单位法制建造、安全法律、危险处理、行政答应、专项整治、督查督办、安全宣教等作业的进程及效果。

  (四)记载本单位劳动模范、先进人物及其典型活动。

  (五)本单位历届领导班子成员的证件相片。

  (六)记载上级领导和闻名人物前来本单位查看、视察作业或参与与本单位有关的严重公务活动。

  (七)其他具有保存价值的音像类电子文件。

  第六条 归档要求。

  (一)归档的音像电子文件应完全、完好,记载客观、体系,主题明晰、画面完好、音像明晰。

  (二)数码相片应是用数字成像设备直接拍照构成的原始图像文件,未经过裁剪、润饰等操作。对反映同一内容的若干张数码相片,应挑选其间具有代表性和典型性的数码相片作为一组归档,反映同一场景的数码相片一般只归档一张。

  (三)以活动中直接构成的数码录音、数码录像文件为资料,遵从活动时序与客观事实修正制造的电子文件也应搜集归档。

  (四)音像电子文件应以通用或长时刻保存格局归档。数码相片为JPEG、TIFF或RAW格局,数码录音文件为WAV、MP3格局,数码录像文件为MPEG、AVI格局。

  (五)音像电子文件归档时,应参照《电子文件归档与处理标准》(GB/T18894-2002)由移送人员和档案部分一起进行电子文件实在性、完好性、可用性以及病毒感染的判定和检测,并处理移送。严重活动有宣传报导的,应将与拍照内容相关的宣传报导资料电子版一起归档。

  第七条 音像电子文件在拍照或转化完成后,应及时收拾和归档,最迟不超越次年3月底。

  各单位应不定期展开档案搜集活动,搜集与本单位及所属安排有关的、反映安全出产监管督查作业的音像电子文件。

  第三章 收拾和著录

  第八条 音像电子档案的保管期限定为永久。

  第九条音像电子档案分为数码相片、数码录音、数码录像三类,其分类代码别离为ZP、LY、LX。

  第十条 音像电子档案应按照档号命名规则在存储器中逐级树立并命名文件夹。

  第十一条 数码相片文件的收拾。

  (一)数码相片以相片组为单位进行收拾,同一会议、活动、项目或反映同一问题、事由的若干张数码相片组成一个相片组。

  (二)数码相片文件以档号命名。档号由档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、相片组号、张号组成。

  档案室代号:总局档案馆分配给各立档单位的代号,由4位阿拉伯数字组成。

  全宗号:当地档案馆分配给各立档单位的代号。

  相片组号:同一年度内的相片组号按构成时刻次序从“1”开端次序编号,为4位阿拉伯数字,缺乏4位的在前补“0”。

  张号:同一相片组号内数码相片按构成时刻次序从“1”开端次序编号,为4位阿拉伯数字,缺乏4位的在前补“0”。

  (三)数码相片档案按分类、年度、相片组逐级分层次树立并命名文件夹。即在“数码相片”文件夹下按不同年度树立并以年度命名文件夹,同一年度文件夹内按不同组号别离树立和命名文件夹,也能够该组号加落款命名,组号与落款之间加两个空格。

  (四)与一组相片内容相关的宣传报导资料电子版存储为txt格局,以报导标题加存储格局命名,存储在末级文件夹下。

  示例:2009年档案室代号为2110的单位拍照的××省安全出产作业会议数码相片为2009年第1组,共有10张,存储格局为JPEG,该组第10张相片的文件名应为:2110-ZP-2009-0001-0010.jpeg,宣传报导资料文件名为:2009年××省安全出产作业会议举行.txt。寄存途径为:

  盘符:\音像电子档案\数码相片\2009\0001\

  或盘符:\音像电子档案\数码相片\2009\0001 2009年××省安全出产作业会议\

  第十二条数码录音、数码录像文件的收拾。

  (一)数码录音、数码录像文件以天然件为单位收拾,以档号命名,按构成时刻次序摆放。其档号由档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、件号组成。同一年度内件号从“1”开端次序编号,为4位阿拉伯数字,缺乏4位的在前补“0”。

  (二)数码录音、数码录像档案按分类、年度、件号逐级分层次树立并命名文件夹。以件号命名文件夹,能够加落款,件号与落款之间加两个空格。

  (三)与一件数码录音、录像档案内容相关的宣传报导资料电子版为txt格局,以报导标题加存储格局命名,存储在末级文件夹下。

  示例:2010年档案室代号为2110的单位录制了1组关于安全出产查看活动视频,是2010年第3个视频文件,视频文件格局为AVI,文件名应为:2110-LX-2010-0003.avi,宣传报导资料文件名为:××省深入展开安全出产大查看活动.txt。寄存途径为:

  盘符:\音像电子档案\数码录像\2010\0003\

  或盘符:\音像电子档案\数码录像\2010\0003 ××省2010年8月安全出产查看\

  第十三条音像电子文件收拾进程中应采纳有用的病毒防护办法,免受计算机病毒的感染。

  第十四条 音像电子档案著录应实在、完好、具体,便于检索。落款和文字阐明应归纳运用时刻、地址、人物、事由、布景等要素。数码相片档案和数码录音、录像档案著录项目及阐明见附件1、附件2。

  第四章 存储、保管和使用

  第十五条 音像电子档案可别离存储在计算机硬盘、一次写光盘和专用移动硬盘上。

  第十六条 光盘应选用单片光盘硬盒竖立寄存,盒内附有标识。不得直接在盘面上张贴符号。档案光盘标识见附件3。

  第十七条 寄存环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线阻隔,环境温度应控制在17-20℃,相对湿度应控制在35%-45%。

  第十八条 对存储音像电子档案的光盘、移动硬盘每满4年进行一次抽样机读查验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采纳康复办法。

  第十九条对存储在光盘、移动硬盘上的音像电子档案,应每4年转存一次,原载体一起保存时刻不少于4年。

  第二十条 音像电子档案的使用按各单位档案使用借阅准则进行,使用时应保证档案信息安全。

  第五章 附则

  第二十一条 本规则由国家安全监管总局档案馆担任解说。

  第二十二条 本规则自2017年1月1日起实施。

  附件:1.数码相片档案著录项目及阐明

  2.数码录音、录像档案著录项目及阐明

  3.档案光盘标识及阐明

  附件1

  数码相片档案著录项目及阐明

  数码相片档案的著录字段至少应包含档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、相片组号、张号、组落款、文字阐明、张数、摄影者、时刻、保管期限、光盘号、部分、拜见号、补白等,档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、相片组号、张号也可不别离著录,直接著录为档号。

  1.年度:构成年度,选用4位阿拉伯数字表明。

  2.组落款:本组相片所一起反映的主要内容。

  3.文字阐明:组内每张相片所反映的主要内容,包含人物(名字、单位、职务、相片中所在方位)、地址、事由等。

  4.张数:一个相片组内数码相片的数量。

  5.摄影者:相片的拍照单位或拍照人。

  6.时刻:数码相片拍照的日期,选用8位阿拉伯数字,如:2012年12月1日著录输入20121201。

  7.光盘号:指存储数码相片档案信息的光盘序号。

  8.部分:归档部分,选用部分全称或标准化简称,并坚持一致和安稳。

  9.拜见号:与本组相片有密切联络的其他载体档案的档号。

  10.补白:其他需求阐明的状况。如有相关宣传报导资料的,可在补白中记载报导标题。

  附件2

  数码录音、录像档案著录项目及阐明

  数码录音、录像档案的著录字段至少应包含档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、件号、落款、摄录时刻、持续时刻、摄录者、保管期限、光盘号、部分、拜见号、补白等。档案室代号(或全宗号)、分类代码、年度、件号也可直接著录为档号。

  1.落款:反映数码录音、录像档案的主要内容,包含时刻、地址、人物、事由、布景等要素,如触及多位重要人物到会或说话的活动,应标示出文件中触及的悉数人物名字、单位和职务。

  2.摄录时刻:录音、录像文件录制日期,以8位阿拉伯数字标示年、月、日。

  3.持续时刻:一个文件的拍照时长,以分钟为计量单位。

  4.部分:归档部分,选用部分全称或标准化简称,并坚持相对一致和安稳。

  5.拜见号:与本件音像电子档案有密切联络的其他载体档案的档号。

  6.补白:其他需求阐明的状况。如有相关宣传报导资料的,可在补白中记载报导标题。

  附件3

 

  档案光盘标识及阐明

档案光盘标识

    

 

光 盘 号

 

光盘内容

 

 

分类代码

 

容量

 

件(张)数

 

保管期限

 

制造单位

 

制造日期

 

 

  1.光盘号:存储音像电子档案信息的光盘序号,能够在同一年度下摆放流水号,也能够跨年度摆放流水号。由4位阿拉伯数字组成,缺乏4位的在前补数0”。

  2.年度:光盘内音像电子档案的构成年度,选用4位阿拉伯数字表明。不同年度、不同类型的音像电子档案应别离存储在不同光盘内。

  3.光盘内容:光盘内档案信息内容的扼要阐明,标明光盘存储内容所对应的起止相片组号或件号。

  4.分类代码:光盘内存储内容的分类:ZP、LY、LX。

  5.容量:光盘内存储数据的容量,如:4.2G。

  6.件(张)数:光盘内存储的数码录音、录像档案的件数或数码相片的张数。

  7.保管期限:光盘内档案的保管期限,一致填写为:永久。

  8.制造单位:制造光盘内容的承办单位名称。

 

  9.制造日期:制造光盘的年、月、日,选用8位阿拉伯数字。

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